Productivity Project (Chris Bailey)

Hầu hết chúng ta đều muốn làm việc hiệu quả hơn, nhưng lại vất vả để xử lý các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình. Đó là lý do tại sao tác giả đã dành một năm để thử mọi kỹ thuật làm việc năng suất hơn.

Cuốn sách này xem xét các kỹ thuật, phương pháp và cách suy nghĩ giúp tạo lập thói quen làm việc hiệu quả của riêng bạn. Chúng có vẻ đơn giản nhưng, như bạn biết, “less is more”.

NĂNG SUẤT LÀ LÀM VIỆC THÔNG MINH HƠN BẰNG CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN, SỰ CHÚ Ý VÀ NĂNG LƯỢNG CỦA BẠN

Một số người nghĩ rằng để có năng suất phải làm nhiều hơn. Họ đã sai! Trong thực tế, năng suất là về làm việc thông minh hơn và hoàn thành những việc quan trọng.

Chúng ta hãy nhìn vào hai thái cực: một thương nhân điên cuồng ở Phố Wall và một nhà sư. Lý tưởng nhất, những gì bạn muốn tìm là nơi gặp gỡ hoàn hảo giữa hai người này.

Nhà giao dịch chứng khoán thường làm việc với tốc độ điên cuồng đến mức đầu óc của anh ta bị phân tán và anh ta không thể thấy được ý nghĩa và giá trị của công việc của mình dù kiếm được rất nhiều tiền. Trong khi đó, nhà sư dành thời gian mỗi ngày để suy ngẫm và suy ngẫm. Ông luôn có một cảm giác thanh bình nhưng về khía cạnh tiền bạc mà nói ông không làm ra gì cả.

Vì vậy, chỉ khi bạn đặt mình giữa nhịp điệu của nhà sư và người giao dịch ở Phố Wall thì bạn mới tìm thấy năng suất thực sự. Tốc độ làm việc lý tưởng này cân bằng giữa hai việc, xác định những gì quan trọng và có ý nghĩa với bạn sau đó hành động để đạt được mục tiêu.

Để tìm thấy tốc độ hoàn hảo này, bạn cần quản lý thời gian, sự chú ý và năng lượng của bạn.

Bạn có thể có tất cả năng lượng trên thế giới, nhưng nó sẽ không tạo ra hiệu quả nếu không kế hoạch sử dụng. Và điều ngược lại cũng đúng: bạn có thể có một kế hoạch có cấu trúc hoàn hảo để hoàn thành dự án mơ ước của mình, nhưng sẽ vô ích nếu bạn lãng phí tất cả năng lượng của mình vào việc khác.

Tuy nhiên, cả thời gian và năng lượng đều có thể bị lãng phí nếu tâm trí bạn liên tục bị phân tán vào nhiều việc khác nhau, đó là lý do tại sao sự chú ý là chìa khóa thứ ba cho câu đố năng suất.

Cuốn sách này giúp chúng ta sẽ khám phá một số kỹ thuật giúp bạn đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa nhà sư bên trong bạn và nhà giao dịch ở Phố Wall, để bạn có thể trở thành phiên bản hiệu quả nhất của chính mình.

BẠN CÓ THỂ TĂNG NĂNG SUẤT BẰNG CÁCH NHẬN RA CÁC GIÁ TRỊ VÀ ĐỘNG LỰC CÁ NHÂN CỦA BẠN.

Vậy, bước đầu tiên để có năng suất cao hơn là gì?

Vâng, trước khi bạn làm bất cứ điều gì, bạn cần tìm mục đích và động lực cho mình. Chúng sẽ giúp bạn tạo các thói quen giúp đạt được mục tiêu của mình. Nếu bạn bỏ qua bước này, rất có thể bạn sẽ thiết lập thói quen xấu và thói quen xấu sẽ chống lại bạn trong thời gian dài.

Tác giả đã mắc sai lầm này khi lần đầu tiên cố gắng trở nên hiệu quả hơn. Ông đặt giờ đi ngủ 9:30 tối để có thể thức dậy lúc 5:30 sáng mỗi sáng. Với lịch trình này, ông cho rằng sẽ có nhiều thời gian hơn để làm việc trước khi đi làm, như đến phòng tập thể dục, đọc sách, ăn sáng và lên kế hoạch cho ngày sắp tới.

Điều này diễn ra trong nhiều tháng trước khi ông nhận ra thói quen này không đem lại hiệu quả gì đáng kể. Ông chỉ thực hiện nghi thức buổi sáng của mình để những người khác nghĩ rằng ông đã hoàn thành rất nhiều – nhưng thực ra không có sự thỏa mãn bên trong bản thân mình đổi lại việc dậy sớm và làm việc nhiều hơn 2 giờ. Nói cách khác, ông đã không nghĩ về mục đích làm việc hiệu quả hơn mà chỉ thực hiện các hình thức kiểu tương tự như những người thành đạt hay làm. Khi nhận ra sự không hiệu quả và không có một mục tiêu, một động lực để thúc đẩy, thói quen đó biến mất!

Bạn có thể tránh loại sai lầm này bằng cách tự hỏi mình một câu hỏi quan trọng: nếu bạn được thêm hai giờ cho ngày của mình, bạn sẽ làm gì nó?

Chỉ khi có câu trả lời bạn mới có động lực để tìm cách tạo ra 2 giờ đó, có thể đơn giản giống như tác giả là dậy sớm lúc 5:30 (đi ngủ lúc 9:30 giúp bạn dẹp bỏ bớt những hoạt động giải trí vô ích như sem phim hay duyệt facebook).

Bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn với bạn bè và gia đình? Nếu vậy, có lẽ bạn bị thúc đẩy mạnh mẽ nhất bởi các giá trị của kết nối cộng đồng và cá nhân. Nếu vậy, đừng cố tạo một thói quen giúp bạn tránh xa cuộc sống xã hội năng động.

Mạng xã hội có thể là nơi phản hồi tích cực, nhanh chóng và miễn phí để giúp bạn nhận ra giá trị và nguồn cảm hứng của mình. Đừng post những đánh giá mang tính phê bình, chê bai một ai hay một sự việc gì. Ngay cả khi bạn là một nhà phê bình nghệ thuật hay bạn rất giỏi trong một lĩnh vực nào đó, hãy đăng các bài post hay comment có tính đóng góp và động viên. Bạn sẽ sớm nhận ra các chủ đề bạn muốn tham gia trao đổi và nhận được sự yêu thích của mọi người. Chính những cái “like” này là động lực để bạn xác lập các mục tiêu và làm việc tốt hơn.

QUY TẮC 3 VIỆC CẦN LÀM

Bạn thức dậy với một kế hoạch rõ ràng về những gì bạn muốn hoàn thành trong ngày, chỉ để nhận ra rằng kế hoạch của bạn sụp đổ khi bạn đọc email đầu tiên hay bước ra từ buổi họp với team của mình. Nó có quen thuộc với bạn không?

Quy tắc 3 việc cần làm được giới thiệu bởi JD Meier, một cựu giám đốc của Microsoft, trong cuốn sách của mình, Gặt hái thành quả theo cách linh hoạt .

Về cơ bản, bạn nên bắt đầu mỗi tuần bằng cách xác định ba điều cần hoàn thành trong tuần đó. Sau đó, bạn nên bắt đầu mỗi ngày làm việc bằng cách xác định ba mục tiêu bạn muốn hoàn thành trước khi bạn đi ngủ.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đó là một phần lý do tại sao nó rất hiệu quả. Bằng cách nhìn trước những gì bạn muốn đạt được cả ngày này qua tuần khác, bạn đã tìm ra cách tốt nhất để sắp xếp thời gian, sự tập trung và năng lượng vào những gì quan trọng.

Hãy giả sử mục tiêu tuần này của bạn là: 1) giảm được 0.5kg 2) dọn dẹp xong phòng làm việc 3) gặp khách hàng X và có một buổi giới thiệu sản phẩn ấn tượng.

Với hai mục tiêu đầu bạn có thể xác định hai việc cần làm mỗi ngày là giảm 500 calo và dành 15 – 30 phút dọn dẹp. Với việc thứ 3, ngày đầu tiên có thể bạn cần danh sách các tính năng sản phẩm được lên phù hợp với nhu cầu của ông X. Ngày thứ hai tập trình bày cho buổi demo, ngày thứ ba lập danh sách các câu hỏi ông X có thể đặt ra, lên lịch hẹn,…

Bạn cũng hãy để ý chi tiết nhỏ trong việc lên kế hoạch ở trên. Nếu lên lịch hẹn với ông X vào ngày thứ Hai có thể tạo ra áp lực trong công việc có được danh sách tính năng và thực tập diễn thuyết. Nếu hẹn ông X vào ngày thứ 6 bạn trở nên quá đường đột và nhiều khả năng không có buổi gặp gỡ nào cả.

Để ngăn bản thân chọn những mục tiêu quá tham vọng hoặc không thực tế, bạn cần kiểm tra lịch làm việc của mình để đảm bảo rằng bạn không dành thời gian và sức lực của mình cho một nhiệm vụ khác. Ví dụ: hẹn gặp 3 khách hàng lớn trong tuần và chốt “deal” có thể là rất tham vọng. Bạn không có đủ thời gian để phân tích và rút kinh nghiệm giữa các buổi gặp gỡ để lần sau tốt hơn lần trước.

Hãy nhớ rằng, làm việc hiệu quả cũng có nghĩa là thông minh về lịch trình của bạn, vì vậy đừng tự đặt mình vào hoàn cảnh thất bại bằng cách đưa ra các mục tiêu không thể đạt được.

TRÁNH SỰ TRÌ HOÃN BẰNG CÁCH LÀM CHO CÁC NHIỆM VỤ HẤP DẪN HOẶC THỬ THÁCH HƠN

Theo một khảo sát năm 2014 được thực hiện bởi Salary.com, 31 phần trăm số người được hỏi đã dành ít nhất 1 giờ mỗi ngày để chần chừ và 26 phần trăm dành 2 giờ trở lên.

Vậy tại sao sự chần chừ lại khó vượt qua? Một phần của vấn đề là đặc điểm của một số nhiệm vụ khiến chúng không hấp dẫn.

Theo Timothy Pychyl, giáo sư tâm lý học tại Đại học Carleton của Ottawa, có sáu loại công việc bạn luôn tìm cách né tránh: nhàm chán, bực bội, khó khăn, không có cấu trúc hoặc mơ hồ, thiếu ý nghĩa với cá nhân và không đem lại lợi lộc gì trước mắt.

Bạn có thể tham khảo cuốn Pomodoro Technique để có một phương pháp loại bỏ sự trì hoãn hiệu quả. Hay cuốn The Power Of Now.

Một cách khác mà tôi hay áp dụng cùng với kỹ thuật Pomodoro là tự trả công cho mình khi đạt tới Pomodory thứ 9 hay 10 trong ngày. Dù về lý thuyết bạn có thể đạt tới Pomodory thứ 12 thậm chí 16 trong 8 giờ mỗi ngày nhưng tôi chọn dừng ở thứ 8. Đạt tới pomodoro 8+ tôi sẽ tự thưởng cho mình 100K ($5) và khoản tiền tiết kiệm sẽ dùng mua những thứ có giá trị mỗi năm 2 lần.

Ngày mai tôi sẽ khác – không bao giờ xảy ra vì nó mãi là ngày mai

Hãy nhìn vào Current Self và Future Self ở hình trên, bạn của ngày hôm nay và bạn của ngày mai. Hình đầu tiên là phiên bản ngày mai mà bạn mong muốn, hoàn toàn khác biệt, hiệu quả, mạnh mẽ, sáng suốt. Hình cuối cùng là cái may măn bạn có thể đạt được, ngày mai tốt hơn hôm nay một chút.

Chính bởi vậy, thay vì đợi tới mai để làm việc gì, bởi bạn nghĩ mai tôi sẽ khỏe hơn, sáng suốt hơn thì hãy làm việc đó hôm nay. Khả năng ngày mai bạn khác hôm nay là rất ít và nó đặc biệt ít hơn với những ai thích trì hoãn.

LÀM VIỆC QUÁ SỨC CÓ THỂ DẪN ĐẾN KHÔNG HIỆU QUẢ, VÌ VẬY HÃY GIỮ TUẦN LÀM VIỆC CỦA BẠN DƯỚI 50 GIỜ.

Đối với hầu hết mọi người, làm việc nhiều hơn tương đương hoàn thành công việc nhiều hơn. Nhưng mọi thứ không bao giờ đơn giản, đặc biệt là khi bạn đồng ý rằng năng lượng của chúng ta không phải là vô hạn.

Vì vậy, để làm việc hiệu quả, bạn cần cân bằng việc sử dụng năng lượng và sự tập trung của mình một cách tốt nhất có thể. Và có giới hạn về mức độ bạn có thể đảm bảo sự cân bằng này, tính bằng thời gian làm việc trong tuần.

Busyness is no different from laziness when it doesn’t lead you to accomplish anything.

Không có phương trình hoàn hảo nào cho mọi người. Vì vậy, tác giả đã tiến hành một thí nghiệm để tìm ra bao nhiêu giờ mỗi tuần mang lại kết quả tốt nhất.

Sau khi thử nghiệm từ 20 giờ đến 90 giờ làm việc, tác giả nhận thấy ông thực sự đã hoàn thành ít nhiều cùng một lượng công việc. Năng lương và khả năng tập trung trong 20 giờ dồi dào hơn rất nhiều so với 90 giờ một tuần. Làm việc 4 giờ một ngày cũng khiến ta phải có kế hoạch thông minh và chiến lược xử lý dứt điểm công việc hiệu quả hơn. Trong khi với 18 giờ một ngày ta thường khó đạt mức năng lượng cần thiết để làm việc ở giờ thứ 12 và những giờ sau đó hiệu quả rât thấp. Sự tập trung cũng bị phân tán chủ yếu vào các cảm giác của cơ thể như đói, mệt mỏi, nhức đầu,…

Vào năm 2012, nhà báo Sara Robinson đã biên soạn 150 năm nghiên cứu để chỉ ra rằng khi chúng talàm việc hơn 60 giờ, bất kỳ nhiệm vụ nào cũng sẽ mất gấp đôi thời gian để hoàn thành.

Trong một bài viết tương tự được xuất bản bởi nhà báo Bob Sullivan vào năm 2015, ông nhấn mạnh một nghiên cứu của Đại học Stanford cho thấy năng suất làm việc như thế nào khi một công nhân vượt qua mốc 55 giờ trong một tuần làm việc. Nó cho thấy rõ ràng rằng ai đó làm việc một tuần 70 giờ sẽ không hoàn thành được gì thêm với 15 giờ làm thêm của họ.

BPT (Biological Prime Time) – là khoảng thời gian sinh học trong ngày bạn thường đạt năng xuất cao nhất. Ví dụ với tôi là 9-11h và 2:30 – 4:30 chiều. Trong khi từ 11h-13h là lúc tôi rất kém hiệu quả. Bạn hãy để ý BPT của mình để dành nó cho những việc quan trọng nhất.

BPT + Worst case scenario: như bạn thấy, với tôi trong ngày có 4h BPT tương đương 20 giờ một tuần, mức làm việc thấp nhất mà tác giả thử nghiệm. Hoàn cảnh tệ nhất, tôi sẽ cố gắng làm việc trong hai khoảng thời gian trên và dành những giờ còn lại để xử lý các vấn đề tệ hại phát sinh.

VIẾT RA CÁC CUỘC HẸN VÀ NHIỆM VỤ CỦA BẠN ĐỂ GIẢI PHÓNG NÃO BỘ

Viết ra một danh sách là một hành động đơn giản. Sẽ không mất nhiều thời gian để ghi lại một vài mục trên một tờ giấy, nhưng nó có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho bộ não.

Bạn hãy để ý mình trong những tình huống sau:

  • Bước vào siêu thì mà không có danh sách thứ cần mua – có phải bạn hoặc sẽ bước ra rất nhanh hoặc sẽ tốn rất nhiều thời gian vô bổ đi qua tất cả các quầy hàng? Có thể còn mua về nhiều thứ bạn đã có ở nhà.
  • Giờ nghỉ trưa của một ngày mà bạn không chuẩn bị danh sách việc cần làm – cảm giác như mình vừa mất đi buổi sáng vậy
  • Ngồi uống cà phê và đầu óc lại bắt đầu lên kế hoạc cho dự án đã định làm từ lâu nhưng chỉ mới nhớ ra gần đây vì hôm qua ai đó vừa quảng cáo một dịch vụ giống ý tưởng của bạn – cảm giác thất bại bởi bạn nghĩ mình đã có thể là người quảng cáo dịch vụ/sản phẩm đó chứ không phải người xem quảng cáo

Viết ra những gì bạn nghĩ là một hành động khoa học và có mức độ thách thức cao. Tại sao?

  • Đó là một cách xác lập các ý tưởng chưa được cụ thể hóa
  • Tự khẳng định với bản thân (hay cả người thân, bạn bè) về một mục tiêu sẽ làm
  • Giúp bộ não không phải ghi nhớ một danh sách có thứ tự (một trò chơi khó mà bộ não chúng ta không quen làm)
  • Cho bộ não cơ hội “nâng cấp” những ý tưởng lên mức cao hơn thay vì vật vờ với những suy nghĩ chưa cụ thể hóa thành lời
  • Có thể so sánh và đối chiếu, đánh giá hiệu quả công việc

Có nhiều ứng dụng để tạo danh sách từ Notes của iOS / Mac hay Trello, EverNote, Todoist, … hoặc nếu bạn ghét công nghệ thì sử dụng sổ tay cũng được.

Một cách khác để giải phóng bộ não khỏi nhiệm vụ ghi nhớ là giải quyết các việc dễ dàng ngay khi chúng xuất hiện. Tôi thường unsubscribe email rác ngay khi nó hiện ra trong inbox thay vì đợi đến lúc nào đó ngồi duyệt email. Việc này thường mất 2 phút thay vì sự khó chịu lặp đi lặp lại mỗi khi email đó xuất hiện trở lại.

Lời kết

Làm việc hiệu quả không chỉ là hoàn thành nhiều việc hơn – đó là làm việc thông minh hơn bằng cách tìm cách hiệu quả và tận dụng tối đa thời gian của bạn. 

Để làm được điều đó, bạn phải tìm ra động lực làm việc tiếp theo là áp dụng một số kỹ thuật để sử dụng thời gian và năng lượng của mình.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *