Pomodoro Technique (Francesco Cirillo)

Chia nhỏ công việc, làm việc tập trung tối đa mỗi lần chỉ 25 phút, loại bỏ thói quen trì hoãn, lấy lại cảm hứng để bắt tay vào việc. Đó là tóm gọn của phương pháp Pomodoro.

Với nhiều người trưởng thành, dù không còn đi học hay vướng vào thi cử nhưng chúng ta có khi còn có nhiều deadline hơn cả sinh viên giữa mùa thi. Deadline tạo ra stress, đặc biệt khi bạn không thể kiểm soát chi tiết các công việc trong dự án bạn sắp phải hoàn thành.

Stress tạo ra sự trì hoãn – procrastination. Trì hoãn là một cơ chế phản xạ của con người nhằm đối phó với stress. Vì thế mà trong xã hội hiện đại với guồng quay chóng mặt, bệnh hay trì hoãn trở nên phổ biến hơn.


Phương pháp Pomodoro

Khi bạn cảm thấy cần hành động nhưng lại không thể bắt tay vào làm việc. Đầu óc luôn áp lực bởi việc hoàn tất việc phải làm (GOAL), cần nhớ điều này: hãy quên đi mục tiêu và tập trung vào chi tiết. Đặc biệt với những người thích nhìn vào “big picture” và theo đuổi tiêu chuẩn “perfectionism”, đây là lúc bạn cần “make it dirty and quickly”.

Podomoro chỉ có thể thực hành khi bạn chấp nhận “dirty and quick”. Thà làm được gì đó cũng còn tốt hơn chán so với bạn cứ suy nghĩ về một kết quả hoàn thiện.

Cách thực hiện

  • “Chop down” chia nhỏ mục tiêu thành những actionable/doable step. Nên biết, quá trình chia nhỏ này thực ra là việc lập kế hoạch khả thi. Bạn đang thiết lập một plan cho một “mini-project” và sẽ thực hiện ngay sau đó
  • Mỗi pomodoro là 25 phút tập trung tối đa. Tôi thường xuyên ngồi làm việc giữa quán Coffee House hay Circle K rất ồn ào và đôi khi dơ dáy. Không có vấn đề gì quá to tát khi bạn chỉ quan tâm đến duy nhất công việc của họ.
  • Nghỉ 5 phút sau mỗi 25 phút. Dài hơn sẽ ít hiệu quả vì 5 phút tương đương 20% làm việc của bạn. Nhớ đứng lên tập thể dục và để mắt nghỉ ngơi. Nếu bạn thật sự tập trung 25 phút vừa qua, cơ thể đã bắt đầu mệt và 5 phút nghỉ ngơi cũng quan trong như 25 phút làm việc trước đó
  • Sau mỗi 4 pomodory, dành 15-30 phút để nghỉ ngơi

Vì sao nên áp dụng Pomodoro?

  • Hứng thú công việc thường giảm sút khi độ khó tăng lên – điều này có thể không đúng với bạn trong một vài trường hợp nhưng hãy nhìn vào kinh nghiệm trải qua trong một thờ gian đủ dài bạn sẽ thấy không phải lúc nào bạn cũng sẵn sàng lao vào việc khó. Pomodoro giúp bạn chia nhỏ task khó thành nhiều task dễ để hoàn thành trong 25 phút
  • Sự trì hoãn thường tăng lên khi công việc nhàm chán – khi nói đến chữ “chán” dường như nó luôn gắn với cảm giác không muốn làm. Thực tế Pomodoro không tập trung vào nội dung công việc mà tập trung vào việc … làm sao để tập trung. Nói cách khác, nó là một cách để tập trung sử dụng 25 phút cho hiệu quả. Bạn sẽ thấy rằng việc chán hay không bạn vẫn sẽ làm vì mục tiêu lúc này không phải là công việc chắn ngắt mà là làm sau sử dụng 25 phút hiệu quả
  • Giải tỏa áp lực – áp lực về cảm giác bản thân lười nhác hoặc không hiệu quả thường hay xuất hiện. Podomoro giúp bạn có một công cụ đo đếm định lượng hiệu quả làm việc của bạn: số pomodoro thực hiện trong ngày (hay nửa buổi, tùy bạn)
  • Rèn luyện sự tập trung – do chỉ cần giới hạn cơ thể (không đứng lên khỏi bàn, không đi toilet, không giao tiếp) và trí não tập trung trong 25 phút nên việc thực hành pomodoro không khó. 
  • Có một người quản lý vô hình – con người không giỏi trong việc tự nghiêm khắc với bản thân đâu. Pomodoro là một người quản lý vô hình có thể thúc ép bạn làm việc

Hiểu thêm về bộ não

  • Mất tập trung – ngay cả khi không bị các yếu tố khách quan làm phiền não vẫn có thể tự nó làm bạn mất tập trung. Nó có thể nhắc bạn bất ngờ về một việc nào đó. Hoặc tự động liên tưởng tới một vấn đề liên quan tới việc bạn đang làm. Ép buộc bộ não tập trung hoàn tất công việc trong khoảng thời gian còn lại của một pomodoro giúp bạn loại bỏ sự mất tập trung
  • Nghỉ ngơi và nạp năng lượng – não cần khoảng 2g glucose mỗi giờ
  • Não thích môi trường thân quen – trong hoàn cảnh thân thuộc não không mất tập trung vào một vật lạ nào đó mà nó không hiểu để làm gì, không lo lắng về sự an toàn. Một ví dụ khác để hiểu là nhiều người thích làm ở quán cafe, người thích làm ở trong phòng riêng,…
  • Não làm việc theo nhịp điệu – điều này khá dễ hiểu khi ta thấy chúng ta thường có thời gian biểu hàng ngày. Khó mà bắt não làm toán vào lúc ngủ. Có những giờ nhất định não muốn chúng ta nghỉ ngơi và cũng có khoảng thời gian nó sẵn sàng cho việc giải quyết các vấn đề phức tạp
  • Bộ nhớ có giới hạn – đôi khi bạn quá hứng thú với một vấn đề nào đó và liên tục nạp thông tin vào bộ não, đặc biệt là những khái niệm hay ý tưởng mới. Bạn sẽ cảm thấy não bị mật kiểm soát và không kịp hệ thống hóa các dữ liệu nạp vào
  • Mệt mỏi khi quá sức – giống như bất cứ bộ phận nào khác trong cơ thể, não cũng biết mệt mỏi khi phải hoạt động quá mức. Sau quá trình làm việc dài, có 2 khả năng: i) hoàn thành công việc, não sẽ tìm cách tự thưởng bằng việc thúc đẩy bạn tìm một hoạt động giải trí. ii) không giải quyết xong công việc và từ bỏ, não sẽ tìm nhiều cách khác nhau để động viên bạn với ý tưởng chung là “hãy nghỉ ngơi một thời gian rồi thử lại.”
  • Nhiều lựa chọn là không tốt – bộ não đặc biệt ở chỗ nó sẽ ngay lập tức phân tích, đánh giá, so sánh những gì nó nhận biết được. Đưa ra nhiều lựa chọn sẽ khiến nó hoạt động nhiều hơn một cách vô thức. Tốt nhất là hãy quyết đoán.
  • Chế độ background – bạn thử làm việc gì đó quan trọng cùng lúc với việc chờ ai đó gửi email cung cấp thông tin. Để ý não sẽ kiểm soát cả hai việc này, một mặt nó vẫn cho phép bạn suy nghĩ và giải quyết công việc, một mặt nó thường xuyên nhắc bạn check mail. Não hoạt động khá giống các hệ điều hành trên máy tính hay điện thoại, vì thế, tốt nhất hãy làm trống nó (kill the apps) để tập trung vào một việc
  • Trạng thái FLOW: thời điểm mọi thứ trở nên nhịp nhàng, nhìn thấy rõ hiệu quả trong công việc, các vấn đề xuất hiện lập tức được giải quyết => tạo ra hưng phấn để tiếp tục làm việc quên thời gian và hạn chế nhận thức về môi trường xung quanh.

Đối phó với sự phân tâm và gián đoạn từ bên ngoài:

  • Phân tâm trong khi đang ở giữa một podomoro, vd bạn chợt nhớ ra phải làm gì đó. Đơn giản là hãy chấp nhận việc này, ghi chú ra một sticky note rồi quay lại với podomoro
  • Gián đoạn bởi đồng nghiệp, thậm chí là sếp? Đáp lại yêu cầu cần giúp đỡ hay câu hỏi về deadline một cách kiên nghị và lịch sự “cho tôi xin 10 phút để làm xong việc này, sau đó tôi sẽ làm việc với bạn.” 
    Đa số mọi người đều tôn trọng sự riêng tư và mong muốn tập trung, hoàn thành công việc của bạn. Hãy tập cho đồng nghiệp của bạn nhìn ra sự tập trung và nhịp điệu làm việc của bạn, họ sẽ dần tìm ra thời điểm thích hợp để hỏi bạn.

Customize podomoro của riêng bạn:

  • Cần nhớ rằng 25 phút là thời gian phù hợp với đa số mọi người. Não bộ cần refresh thay vì bị ép làm việc quá mức để podomoro sau nó sẽ không hiệu quả. Hãy nhớ “lactate threshold” trong running.
  • Khi chưa master kỹ thuật podomoro chuẩn thì customize nó thực ra không khác gì việc bạn không commitment cho một thử thách. Hãy nghiêm túc nhìn nhận xem bạn đang customize từ góc độ một advanced player hay đang tạo ra lý do để phá vỡ nguyên tắc. Đôi khi tôi có thể tập trung 3 giờ làm việc gì đó, rồi nghỉ 1 giờ. Đây thực sự không phải là kỹ thuật ta đang áp dụng.

Tham khảo:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *